Politique de conservation des candidatures

Aux fins de la présente politique :

• Candidature désigne l’ensemble des renseignements transmis à ARC-RH dans le cadre d’une démarche de recrutement.
• Candidat désigne toute personne qui manifeste son intérêt pour une opportunité d’emploi ou qui transmet son dossier à ARC-RH.
• Dossier de candidature désigne l’ensemble des renseignements et documents associés à une candidature.

La présente politique explique la manière dont ARC-RH recueille, utilise, communique, conserve et supprime les dossiers de candidature qui lui sont confiés.

Elle vise à assurer une gestion transparente, professionnelle et respectueuse des renseignements transmis par les candidats.

Selon les renseignements transmis volontairement par le candidat, un dossier de candidature peut notamment comprendre :

• le nom et le prénom;
• l’adresse courriel;
• le numéro de téléphone;
• la ville ou la province de résidence;
• le curriculum vitæ;
• le message de présentation;
• les autres renseignements fournis volontairement par le candidat.

ARC-RH cherche à ne recueillir que les renseignements raisonnablement nécessaires à l’évaluation et au traitement d’une candidature.

Les renseignements contenus dans un dossier de candidature peuvent notamment être utilisés afin de :

• recevoir et analyser une candidature;
• évaluer les compétences et les qualifications du candidat;
• vérifier l’adéquation entre le profil du candidat et les exigences d’un poste;
• communiquer avec le candidat;
• assurer le suivi d’un processus de recrutement;
• présenter une candidature à une organisation cliente lorsque cela est approprié;
• considérer le candidat pour d’autres opportunités compatibles avec son profil pendant la période de conservation.

Dans le cadre d’un processus de recrutement, les renseignements pertinents à l’évaluation d’une candidature peuvent être communiqués à l’organisation concernée par le poste ou le mandat.

ARC-RH cherche à limiter cette communication aux renseignements raisonnablement nécessaires au processus de recrutement.

Les dossiers de candidature sont généralement conservés pendant une période maximale de 24 mois à compter de leur réception.

Cette période permet à ARC-RH de considérer un candidat pour d’autres opportunités professionnelles susceptibles de correspondre à son profil.

La conservation d’une candidature pendant cette période ne garantit toutefois pas que le candidat sera contacté, convoqué en entrevue ou présenté à une organisation cliente.

À l’expiration de la période de conservation, les renseignements sont supprimés de manière sécurisée ou rendus anonymes, sauf lorsque leur conservation demeure requise ou autorisée par la loi.

Les renseignements anonymisés peuvent être utilisés à des fins statistiques, administratives ou d’amélioration des services, lorsqu’ils ne permettent plus d’identifier le candidat.

Les candidats sont invités à informer ARC-RH de toute modification importante concernant leurs coordonnées ou leur situation professionnelle.

Un candidat peut également transmettre une nouvelle candidature ou un curriculum vitæ à jour afin de remplacer ou de compléter les renseignements déjà détenus.

Un candidat peut demander en tout temps le retrait de sa candidature ou la fin de sa participation à un processus de recrutement.

Cette demande peut limiter la capacité d’ARC-RH à considérer le candidat pour le poste concerné ou pour de futures opportunités.

Sous réserve des obligations légales applicables, un candidat peut demander la suppression de certains renseignements personnels contenus dans son dossier.

ARC-RH analysera chaque demande conformément aux lois applicables et prendra les mesures appropriées dans un délai raisonnable.

Les dossiers de candidature ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées lorsque cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

ARC-RH applique des mesures administratives, organisationnelles et techniques raisonnables afin de préserver la confidentialité et l’intégrité des renseignements qui lui sont confiés.

Le candidat demeure responsable de l’exactitude et de l’intégrité des renseignements qu’il transmet à ARC-RH.

Les candidats sont encouragés à fournir des renseignements complets, exacts et à jour afin de faciliter l’évaluation de leur candidature.

ARC-RH met en œuvre des mesures raisonnables afin de protéger les dossiers de candidature contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication, la modification ou l’utilisation inappropriée.

La présente politique doit être lue conjointement avec la Politique de confidentialité d’ARC-RH, laquelle fournit des renseignements complémentaires concernant les droits des personnes et les pratiques de protection des renseignements personnels.

ARC-RH peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses services, de ses pratiques ou des exigences légales applicables.

Toute nouvelle version sera publiée sur le site Web avec indication de la date de sa dernière mise à jour.

Chez ARC-RH, chaque candidature mérite une attention professionnelle et respectueuse.

Nous nous engageons à gérer les dossiers de candidature avec intégrité, confidentialité et équité, tout en veillant à protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés.